Όσοι δραστηριοποιούνται στο χώρο της εστίασης καλούνται να συντονίσουν την προσέλευση επισκεπτών που έχουν πραγματοποιήσει κράτηση, παράλληλα με αυτών που δεν έχουν, γνωρίζοντας πως κάτι τέτοιο απαιτεί λεπτούς χειρισμούς, άριστη επικοινωνία και οργάνωση, προς αποφυγή αναστάτωσης, ιδίως στις ώρες αιχμής.

Πως μπορούμε να διαχειριστούμε επιτυχημένα αυτή τη κατάσταση;

Η τεχνολογία είναι σύμμαχός μας. Επενδύοντας σε ένα πρόγραμμα on – line κρατήσεων, έχουμε διπλό όφελος. Παρέχουμε στους επισκέπτες μας την ελευθερία να διαμορφώσουν τις κρατήσεις τους, επιλέγοντας, ημέρα, ώρα, τραπέζι, ακόμα και να προ – παραγγείλουν, κερδίζοντας πολύτιμο χρόνο. Επιπλέον, μπορούν να δηλώσουν τις προτιμήσεις τους, πιθανές αλλεργίες ή περιορισμούς σε κάποια συστατικά, την περίσταση -  εάν πρόκειται για κάποιο επαγγελματική ή εορταστική συνάντηση – και την επιθυμία να τους υπενθυμίσουμε την κράτησή τους μέσω email.

Από την άλλη μεριά, η επιχείρησή μας αποκτά μία πολύτιμη βάση πληροφοριών – χωρίς να ξεχνάμε την Πολιτική Προστασίας Προσωπικών Δεδομένων (GDPR), ζητώντας από τον επισκέπτη μας να δηλώσει πως μας παρέχει την άδεια πρόσβασης στα στοιχεία του – για το πελατολόγιό μας,  αποκτώντας τη δυνατότητα να παρέχουμε εξατομικευμένη φιλοξενία, ενημέρωση για προωθητικές ενέργειες και εκδηλώσεις καθώς και στατιστικά στοιχεία για τις πωλήσεις και τις αγορές προμηθειών.

Ωστόσο, δεν ξεχνάμε ποτέ τον ανθρώπινο παράγοντα και αφουγκραζόμαστε προσεκτικά τα σχόλια των επισκεπτών και των συνεργατών μας  που μας βοηθούν να γίνουμε καλύτεροι.

Καθιερώνουμε Λίστες Αναμονής έτσι ώστε να μην αισθάνονται απογοήτευση οι επισκέπτες που δεν κατάφεραν να κάνουν κράτηση αλλά και για να καλύψουμε πιθανές μη – εμφανίσεις ή ακυρώσεις.

Αναθέτουμε τις κρατήσεις σε ένα συνεργάτη, προς αποφυγή διπλών κρατήσεων ή παραπάνω από τη δυνατότητα φιλοξενίας του χώρου μας.

Φροντίζουμε να είμαστε διαφανείς ως προς την πολιτική ακύρωσης ή μη εμφάνισης και ενημερώνουμε τους επισκέπτες μας σχετικά. Ορίζουμε ένα – μικρό – χρονικό περιθώριο καθυστέρησης (συνήθως 15’) και έπειτα απελευθερώνουμε το τραπέζι.

Μεριμνούμε, στις ώρες αιχμής, να κρατάμε ένα ή δύο τραπέζια διαθέσιμα, έτσι ώστε να είμαστε σε θέση να εξυπηρετήσουμε κάποιους τακτικούς επισκέπτες μας που δεν έχουν κάνει κράτηση.