Ο Ιανουάριος, εκτός από κοινωνός μήνας της νέας χρονιάς, σηματοδοτεί και την περίοδο εκείνη κατά την οποία, όλες οι επιχειρήσεις κάνουν το προγραμματισμό του έτους, σχεδιάζουν τα νέα τους πλάνα και θέτουν στόχους. Ωστόσο, απαραίτητες προϋποθέσεις, για την αποτελεσματική εφαρμογή οποιουδήποτε πλάνου, αποτελούν η συγκέντρωση, μελέτη και αξιολόγηση των στοιχείων αποθεμάτων και για το λόγο αυτό πραγματοποιούνται οι απαραίτητες απογραφές. Ας δούμε παρακάτω πως θα καταφέρουμε να αποκομίσουμε ακριβείς και αξιόπιστες καταγραφές στις απογραφές μας.

• Σε κάθε τμήμα, ορίζουμε τον υπεύθυνο που θα συντονίζει την απογραφή, θα συγκεντρώνει τα στοιχεία και θα πραγματοποιεί τις παραγγελίες.

• Δημιουργούμε λεπτομερείς λίστες (checklists) ώστε να γίνονται όσο το δυνατόν ουσιαστικότερες απογραφές.

• Η απογραφή της κάβας γίνεται αξιόπιστη, όταν θεσπίζουμε και τηρούμε ευλαβικά τις διαδικασίες προμήθειας του μπαρ. Καταγράφουμε άμεσα τι φεύγει από την αποθήκη για το μπαρ σε καθημερινή βάση.

• Το προσωπικό θα πρέπει να ενημερώνει έγκαιρα για τις ελλείψεις και τις καταναλώσεις της ημέρας ώστε να μη βρεθούμε προ εκπλήξεως σε ώρες αιχμής.

• Πιθανές φιάλες ή περαιτέρω πρώτες ύλες, που βρίσκονται σε πλεόνασμα, τις διαχειριζόμαστε έξυπνα, είτε δημιουργώντας κάποιο “Limited Edition” cocktail, είτε με κάποια προωθητική ενέργεια, για παράδειγμα ένα food pairing με κάποιο ορεκτικό ή επιδόρπιο. Επιπλέον, ενημερώνουμε την κουζίνα, που ίσως επίσης τις αξιοποιήσει σε κάποιο σερβίρισμα.

• Κατά την απογραφή του εξοπλισμού μας, όπως τα σερβίτσια και τα ποτήρια, λαμβάνουμε υπόψη τις φθορές και τις επαναληπτικές παραγγελίες που έχουμε πραγματοποιήσει, έτσι ώστε να αντικαταστήσουμε αν χρειάζεται κάποιο κωδικό που είναι πολύ ευαίσθητος κατά το σερβίρισμα ή το πλύσιμο.

• Ο εξοπλισμός του μπαρ θα πρέπει να καταγράφεται ανά τρίμηνο, λόγω των ποικίλων εξαρτημάτων προετοιμασίας και ο Bar Manager να φροντίζει για τη διασφάλιση της επάρκειάς του και τον περιορισμό απωλειών.

• Οι στολές και οι ποδιές θα πρέπει επίσης να καταγραφούν τόσο στην αρχή του έτους, αλλά και κάθε νέα σεζόν κατά την οποία παραγγέλνουμε τις αντίστοιχες εποχικές στολές.